Il Whistleblower System del Gruppo Volkswagen
Il rispetto delle disposizioni di legge, delle regole interne e dei principi definiti nel nostro Codice Etico e nel Codice Etico per Business Partner ha la massima priorità per Volkswagen Group Italia. Il successo della nostra azienda si basa su integrità e rispetto delle regole. Per soddisfare questi standard, è importante venire a conoscenza di potenziali comportamenti scorretti di collaboratori o fornitori e porvi fine. Pertanto, abbiamo affidato al Central Investigation Office di Volkswagen AG la gestione di un sistema di segnalazione indipendente, imparziale e riservato per nostro conto.
Un pilastro fondamentale del nostro Whistleblower System è il principio di equità procedurale. Il sistema garantisce inoltre la massima protezione possibile per chi effettua una segnalazione (il cd. Whistleblower), le persone implicate e i collaboratori che contribuiscono alle indagini sui comportamenti illeciti segnalati.
Questo include anche l’opportunità di effettuare una segnalazione e di comunicare in forma anonima. Garantiamo che non verranno eseguite procedure per identificare chi fa una segnalazione in forma anonima senza abusare del nostro sistema di segnalazione. Non sono tollerate ritorsioni nei confronti di chi effettua una segnalazione e di tutte le persone che contribuiscono alle indagini presso Volkswagen Group Italia. Le persone segnalate sono considerate innocenti fino a quando la violazione non è stata provata. Le indagini sono condotte con la massima riservatezza. Le informazioni sono trattate in modo equo, veloce e protetto.
Come gestiamo la tua segnalazione?
Qualificati colleghi del Central Investigation Office esaminano accuratamente ogni segnalazione di potenziali comportamenti scorretti da parte di collaboratori del Gruppo Volkswagen e danno seguito alle segnalazioni in modo sistematico. Innanzitutto, viene data una conferma di ricezione della segnalazione. Il Central Investigation Office valuta quindi la segnalazione mediante la raccolta di informazioni, in particolare presso il whistleblower. Solo nel caso in cui questa valutazione iniziale identifichi ragioni per sospettare una violazione, verrà avviata un'indagine da parte di un'unità investigativa dedicata. Successivamente, i risultati dell'indagine saranno valutati dall'Investigation Office e saranno raccomandate misure appropriate. Le informazioni sullo stato* e sull'esito della procedura saranno fornite senza indebito ritardo a chi ha effettuato la segnalazione.
Potenziali violazioni del Codice Etico per Business Partner da parte dei fornitori, compresi gravi rischi e violazioni dei diritti umani e della tutela dell'ambiente da parte di fornitori diretti e indiretti, possono anche essere segnalati all'Investigation Office - così come le segnalazioni che richiedono un'azione immediata. L’Investigation Office informerà i reparti competenti, che tratteranno la questione di conseguenza. Ciò include in particolare l'adozione delle misure necessarie per ridurre al minimo o porre fine alle violazioni e/o ai rischi.
Maggiori informazioni sui principi procedurali della Complaints Procedure del Gruppo Volkswagen sono disponibili
qui.
* Il tempo di elaborazione varia a seconda dell'oggetto della procedura.
Hai dubbi o commenti riguardanti un prodotto o un servizio di uno dei brand del Gruppo Volkswagen?
In caso di domande o richieste relative ad un veicolo, commenti o reclami su servizi forniti dal Gruppo Volkswagen o da parte di suoi partner (per esempio una concessionaria o un’autofficina), si prega di contattare il servizio di Customer Care secondo le modalità descritte nel sito di brand dedicato.
Chiediamo gentilmente di non inviare ai canali del Whistleblower System tali richieste dal momento che il sistema non può accettare, elaborare e, in particolare, inoltrare reclami o dubbi dei clienti.
Fare una segnalazione al nostro Whistleblower System
Il Whistleblower System offre vari canali per segnalare potenziali comportamenti scorretti di collaboratori e fornitori. Questi canali consentono se necessario una rapida revisione e reazione da parte della nostra azienda. Le segnalazioni possono essere effettuate 24 ore su 24, 7 giorni su 7, in tutte le lingue.
Tuttavia, ciò non pregiudica il diritto legale di contattare le autorità designate come descritto di seguito.
CANALE DI SEGNALAZIONE ONLINE
Per contattare l’Investigation Office hai la possibilità di utilizzare in numerose lingue la piattaforma di comunicazione online
BKMS. Questo sistema è riservato e tecnicamente protetto. Anche se la tua lingua di riferimento non è offerta nel portale, puoi utilizzare qualsiasi lingua per inviare la segnalazione. Puoi anche contattare l‘Investigation Office in qualsiasi lingua via e-mail o posta.
E-MAIL Puoi contattare l’Investigation Office del Gruppo Volkswagen via e-mail:
io@volkswagen.de.
24/7 HOTLINEPuoi effettuare la tua segnalazione senza restrizioni di orario al numero verde internazionale:
+800 444 46300
Se l’operatore telefonico locale non supporta il numero verde, è disponibile il seguente numero a pagamento:
+49 5361 946300
INDIRIZZO POSTALE E DI PERSONA
Indirizzo postale
Volkswagen AG
Central Investigation Office
Mailbox 1717
Berliner Ring 2
38436 Wolfsburg
Germany
Di persona
Si chiede cortesemente di prendere un appuntamento scrivendo al seguente indirizzo:
io@volkswagen.de.
OMBUDSPERSON NEL GRUPPO VOLKSWAGENIl Gruppo Volkswagen ha nominato degli avvocati esterni affinché operino come Ombudspersons. Questi avvocati forniscono consulenza sul Whistleblower System o assicurano che le segnalazioni siano trasmesse all’Investigation Office in forma anonima, se il whistleblower lo desidera.
ORGANISMO DI VIGILANZA DI VOLKSWAGEN GROUP ITALIAIn Volkswagen Group Italia la segnalazione di qualsiasi tipo di violazione dei principi contenuti nel Codice Etico può essere rivolta anche direttamente all’Organismo di Vigilanza istituito dall’Azienda ai sensi del Decreto Legislativo 231/2001. L’Organismo di Vigilanza garantirà l’autore della segnalazione da ogni sorta di ripercussione.
L’Organismo di Vigilanza può essere contattato:
• tramite e-mail all’indirizzo
odv@volkswagengroup.it,
• all’indirizzo postale: all’Att.ne dell’Organismo di Vigilanza di Volkswagen Group Italia Spa- Via Gumpert n. 1 – 37137 – Verona,
• o alla casella e-mail
odv-anonymous@volkswagengroup.it dedicata alle segnalazioni in forma anonima ed accessibile solo ai due membri esterni dell’Organismo di Vigilanza.
Canale esterno dell’Autorità Nazionale Anti-Corruzione
I segnalanti possono utilizzare il canale ANAC qualora ritengano:
· che una segnalazione di una violazione rilevante ai sensi del D.lgs. 24/2023 fatti ai canali interni non abbia avuto efficace seguito o
· che dalla stessa possa derivare il rischio di ritorsione o
· che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
Informativa sulla protezione dei dati
Hai ulteriori domande o stai cercando un contatto locale?
Domande o suggerimenti per migliorare il Whistleblower System possono essere inviate all'Investigation Office.
Se sei stato intervistato nel contesto di una indagine interna, puoi dare un tuo feedback agli Ombudsperson, che agiscono come organo indipendente esterno.
Inoltre, per tutte le questioni riguardanti il Whistleblower System può essere contattato il nostro Compliance Officer locale all’indirizzo email compliance@volkswagengroup.it
Come effettuare una segnalazione?
È importante assicurarsi che le informazioni contenute nella segnalazione siano quanto più concrete possibili in modo che possano essere elaborate e indagate in modo appropriato. È utile che le informazioni contenute nella segnalazione rispondano alle seguenti cinque domande: Chi? Che cosa? Quando? Come? Dove?
È importante anche assicurarsi che le informazioni contenute nella propria segnalazione possano essere facilmente comprese anche da persone che non sono specialiste in un particolare campo. Qualora chi effettua la segnalazione sia disponibile, è utile che possa rispondere a ulteriori domande. Se è disposto a farlo, ma desidera rimanere anonimo, può contattare gli Ombudsperson o utilizzare il canale di segnalazione online per presentare la propria segnalazione.
Per eventuali informazioni o domande relative al trattamento di dati personali potete contattare anche il DPO locale all’indirizzo
privacy@volkswagengroup.it.
Per maggiori informazioni sul Whistleblower System di Gruppo si veda anche:
Whistleblower System (volkswagenag.com) 