Informativa ex art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 sulla protezione dei dati personali (RGPD)

La presente Informativa viene resa per informarLa del trattamento dei Suoi dati personali.

Indice

1. Identità e dati di contatto dei Titolari del trattamento

2. Dati di contatto del Responsabile della Protezione dei Dati (“RPD”)

3. Finalità e base giuridica del trattamento

4. Destinatari dei dati personali

5. Trasferimento dati a Paesi Terzi

6. Periodo di conservazione dei dati

7. Diritti dell’Interessato

8. Comunicazione e conferimento di dati

1. Identità e dati di contatto dei Titolari del trattamento

I Titolari del trattamento dei dati è VOLKSWAGEN GROUP ITALIA S.p.A., con sede legale in 37137 - Verona, Viale G. R. Gumpert, 1, email: [email protected], (di seguito “VGI”), Distributore Autorizzato degli autoveicoli e relativi accessori e ricambi, contrassegnati dai marchi Volkswagen, Škoda, Audi, Seat, Cupra e Volkswagen Veicoli Commerciali.

2. Dati di contatto del Responsabile della Protezione dei Dati (“RPD”)

Il RPD designato da VGI, il quale rappresenterà il punto di contatto per gli Interessati, è raggiungibile attraverso i seguenti canali di contatto:

- e-mail: [email protected];

- posta: Volkswagen Group Italia S.p.A., 37137 - Verona, Viale G. R. Gumpert, 1, ufficio RPD.

3. Finalità e base giuridica del trattamento

Tali attività vengono effettuate in base a differenti basi giuridiche, come ad esempio:

• Precontrattuale/contrattuale
• Legale
• Interesse vitale
• Interesse pubblico
• Interesse legittimo

I dati trattati attengono unicamente alla sua immagine e alle immagini relative ai mezzi di trasporto che transitano nell’area interessata dalle riprese.

Finalità (per ognuna sono indicati rispettivamente la tipologia di dati trattati, la base giuridica e l’eventuale periodo di conservazione):

1. Attività di video sorveglianza per la tutela del patrimonio aziendale e la prevenzione di atti illeciti

• Immagini registrate
• Interesse legittimo
• 5 giorni solari

2. Tutela (accertamento, esercizio o difesa) di un diritto del Titolare o di terzi, in giudizio o extragiudizialmente

• Immagini registrare - Dati identificativi
• Interesse legittimo
• 5 giorni solari

3. Necessità di adempiere agli obblighi discendenti dalla normativa in materia di sicurezza sul lavoro

• Immagini registrare - Dati identificativi
• Legale
• 5 giorni solari

Con riferimenti ai tempi di conservazione si precisa che al termine di tale periodo, le informazioni saranno immediatamente cancellate (anche mediate utilizzo di una tecnica di cd. “sovrascrittura”) e rese, pertanto, inutilizzabili,

Fanno in ogni caso eccezione le cd. “esigenze particolari” del trattamento (es: richieste investigative formulate dall’autorità giudiziaria; festività o chiusure di uffici e/o esercizi del lungo tempo; prevenzione di reati), in presenza delle quali VGI potrebbe essere interessata alla conservazione delle rilevazioni per un periodo massimo di 24 ore. In tali circostanze, il prolungamento del temine di conservazione avviene sino ad un massimo di 7 giorni.

VGI non utilizza le immagini ottenute dal proprio Sistema di videosorveglianza per finalità diverse da quelle necessarie sopra indicate.

I Suoi dati verranno trattati per le seguenti finalità:

a) Rilevazione e registrazione, su apposito supporto informatico, di riprese foto e video ritraenti l’Interessato, e cattura di cd frame, raccolte internamente ed esternamente anche con l’utilizzo occasionale di telecamera installata su drone, in occasione dei lavori di ristrutturazione della sede di VGI. Tali riprese vengono effettuate al solo fine di documentare l’avanzamento dei lavori in corso. I video prodotti verranno pubblicati, sulla Intranet aziendale e su Internet, applicando le misure di sicurezza di seguito specificate (in particolare oscuramento volto interessati e targhe veicoli/cancellazione dei frame).

La informiamo che il trattamento dei Dati Personali si basa sul legittimo interesse del Titolare del Trattamento, in merito al quale sono state svolte specifiche attività di valutazioni per assicurare un corretto bilanciamento tra gli interessi del Titolare del trattamento e le relative esigenze di tutela dei diritti e delle libertà degli interessati (art. 6, comma 1, lettera f) del Regolamento). Con riferimento a questo profilo, si segnala come VGI, per il tramite degli organi all’uopo preposti, ha aperto uno specifico tavolo di lavoro con le rappresentanze sindacali, che hanno portato all’interno del relativo verbale al riconoscimento della legittimità e non invasività delle attività di cui alla presente informativa, anche in considerazione delle misure di sicurezza adottate da VGI.

Con particolare riferimento a quest’ultimo profilo, segnaliamo come le misure di sicurezza adottata da VGI ricomprendano misure di sicurezza tecniche ed organizzative, volte a ridurre i rischi per la protezione dei dati personali, ivi inclusi l’oscuramento del volto degli interessati e di eventuali ulteriori dati personali incidentalmente raccolti nel corso delle riprese (es. targhe dei veicoli) o la cancellazione dei frame.

4. Destinatari dei dati personali

Nell’ambito delle indicate finalità, i Suoi dati potranno essere comunicati:

1. alle Autorità ed agli Enti di controllo e vigilanza;
2. a società e ad operatori professionali che forniscono servizi di elaborazione elettronica dei dati e di consulenza per software ed informatica nonché gestione dei servizi informativi relativi a quanto precede (es manutenzione);
3. ad agenzie professionali di comunicazione, in relazione alle iniziative di comunicazione legate alle riprese visive in oggetto.
4. Per i soggetti indicati viene riportata solo la categoria dei destinatari, in quanto oggetto di frequenti aggiornamenti e revisioni. Pertanto, gli Interessati potranno richiedere l’elenco aggiornato dei destinatari contattando il Titolare del trattamento attraverso i canali indicati all’art. 1 della presente informativa.

5. Trasferimento dati a Paesi Terzi

Nell’ambito del presente trattamento, il Titolare non svolgerà attività di trasferimento di dati personali verso paesi al di fuori dell’Unione Europea.

6. Periodo di conservazione dei dati

I Suoi dati personali verranno conservati per il lasso di tempo strettamente necessario al perseguimento delle specifiche finalità del trattamento, nello specifico:

• per la finalità indicata all’art. 3 (ovvero per rilevazione e registrazione, su apposito supporto informatico, di riprese audio/video), per il tempo necessario alla predisposizione del filmato, scopo delle riprese di cui alla presente informativa e, in ogni modo, non oltre 3 (tre ) mesi dal momento della ripresa delle immagini, in linea con i termini fissati dalla legge per la prescrizione dei diritti.

Decorso tale termine, il Titolare provvederà alla cancellazione dei Dati Personali dell’Interessato, ovvero alla loro trasformazione in forma anonima in maniera irreversibile. In caso di trattamenti effettuati per la gestione di reclami o lamentele, per l’esercizio di un diritto in sede giudiziaria o per adempiere ad obblighi previsti dalla legge, tale periodo potrà essere esteso fino al termine della gestione del reclamo o della lamentela, all’esaurimento della eventuale procedura giudiziaria instaurata o al termine dell’obbligo previsto dalla legge.

7. Diritti dell'Interessato

Lei potrà, in qualsiasi momento, esercitare i diritti di seguito indicati.

a. Accesso ai dati personali: ottenere la conferma o meno che sia in corso un trattamento di dati che La riguardano e, in tal caso, l’accesso alle seguenti informazioni: le finalità, le categorie di dati, i destinatari, il periodo di conservazione, il diritto di proporre reclamo ad un’autorità di controllo, il diritto di richiedere la rettifica o cancellazione o limitazione del trattamento od opposizione al trattamento stesso nonché l’esistenza di un processo decisionale automatizzato;

b. Richiesta di rettifica o cancellazione degli stessi o limitazione dei trattamenti che La riguardano; per “limitazione” si intende il contrassegno dei dati conservati con l’obiettivo di limitarne il trattamento in futuro;

c. Opposizione al trattamento: opporsi per motivi connessi alla Sua situazione particolare al trattamento di dati per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o per il perseguimento di un legittimo interesse dei Titolari;

d. Proporre reclamo ai sensi dell’art. 77 RGPD all’autorità di controllo competente in base alla Sua residenza abituale, al luogo di lavoro oppure al luogo di violazione dei Suoi diritti; per l’Italia è competente il Garante per la protezione dei dati personali, contattabile tramite i dati di contatto riportati sul sito web http://www.garanteprivacy.it.

I predetti diritti potranno essere esercitati inviando apposita richiesta al Titolare del trattamento mediante i canali di contatto indicati all’art. 1 della presente informativa.

Le richieste relative all’esercizio dei Suoi diritti saranno evase senza ingiustificato ritardo e, in ogni modo, entro un mese dalla domanda; solo in casi di particolare complessità e del numero di richieste tale termine potrà essere prorogato di ulteriori 2 (due) mesi.

8. Comunicazione e conferimento di dati

La comunicazione dei Suoi dati personali ai destinatari di cui al n. 1) dell’art. 4 della presente informativa avviene in adempimento di un obbligo legale mentre ai destinatari di cui ai nn. da 2) a 3) del medesimo articolo avviene in esecuzione degli obblighi contrattuali di VGI, e dunque sulla base del legittimo interesse del Titolare, per la predisposizione del filmato di cui alla presente informativa.

Il conferimento dei dati personali è svolto in linea con il legittimo interesse del Titolare del trattamento, e, in quanto tale, è riconosciuta agli interessati la facoltà di opposizione al trattamento dei dati, così come indicato alla lettera c) dell’articolo 7 della presente informativa.